Oszczędności w administracji

Oszczędności i lepsza organizacja w administracji
i instytucjach państwowych

Wiele słyszymy o drogiej administracji, nieudolności PKP i nieefektywnych państwowych instytucjach. Wiele słyszymy o konieczności zmian, jednak brakuje dobrych, konkretnych pomysłów jak to zrealizować. Chciałbym w tym artykule przedstawić mechanizm, który powinniśmy wdrożyć aby poprawić istniejącą sytuację. Dzięki realizacji tej propozycji obniżymy koszty funkcjonowania a jednocześnie poprawimy jakość zarządzania i świadczonych usług.

Na wstępie warto się zastanowić jakie są podstawowe przyczyny niewłaściwego funkcjonowania wielu instytucji państwowych. W mojej ocenie będą to przede wszystkim:
1. Brak motywacji do ograniczania kosztów (zwłaszcza w administracji).
2. Brak transparentności - dostępu do informacji dotyczących funkcjonowania (niegospodarności) instytucji.
3. Brak odpowiednich standardów nagradzających najlepszych pracowników i dyrektorów, a także wdrażających najlepsze pomysły i rozwiązania.
4. „Rozmycie” odpowiedzialności - brak odpowiedzialności pojedynczych osób poprzez jej rozproszenie na wiele działów czy instytucji.

Żeby poprawić istniejącą sytuację, kiedy szef każdego urzędu czy państwowej firmy może bez żadnych konsekwencji podejmować niekorzystne działania mając świadomość swojej bezkarności musimy wyeliminować te opisane powyżej sytuacje przede wszystkim poprzez większą transparentność kosztów i działań, oraz otwarcie na argumenty i dyskusję.

W pierwszej kolejności należy więc zobligować każdą państwową instytucję do udostępnienia społeczeństwu podstawowych informacji o kosztach funkcjonowania, oraz umożliwić dyskusję, zgłaszanie uwag czy pytań. Najprościej można zrealizować to przez organizowanie comiesięcznych spotkań otwartych z udziałem szefów tych instytucji, gdzie wszyscy zainteresowani mogliby np. zadawać pytania, zgłaszać pomysły, czy po prostu brać udział w debacie.

Takie publiczne spotkanie zaowocuje nie tylko kontrolą prawidłowości i skuteczności podejmowanych działań, ale także może być źródłem wielu pomysłów dających szanse na rozwój i poprawę efektywności funkcjonowania.

Warto także przy okazji tych spotkań zrobić otwarte konkursy na stanowiska dyrektorskie i kierownicze. Jeżeli w jakiejś państwowej instytucji na niższym stanowisku pracuje osoba, która ma dobre rozeznanie sytuacji firmy, pomysły, wykształcenie i umiejętności to jest zasadne, aby przedstawiła to w formie CV, oraz aby opisała swoje pomysły i wizje zmian. Takie propozycje zmian, oraz propozycje personalne także mogłyby być dyskutowane na spotkaniach otwartych, bez względu na to czy dane stanowisko jest aktualnie wolne czy „obsadzone”. W każdym przypadku można bowiem wykorzystać wskazane pomysły bez konieczności zmian personalnych, a świadomość możliwości takich zmian wpływa pozytywnie na zaangażowanie pracowników różnych szczebli.

Przykładem błędnie podejmowanych decyzji jest inwestowanie w projekt Kolei Dużych Prędkości (KDP) zakładający wybudowanie kosztem kilkudziesięciu mld złotych prawie 500 km linii dostosowanych do prędkości powyżej 300 km/h. Warto zauważyć, że projektowana linia w znacznym zakresie dubluje istniejące najlepsze linie kolejowe (Warszawa – Poznań) lub jedne z lepszych linii poddawanych gruntownej modernizacji (Warszawa – Łódź). W sytuacji gdy brakuje środków na bieżące przeglądy wagonów, czy zakup szybszych elektrowozów do obsługi istniejących tras to pieniądze przeznaczane na KDP powinny być lepiej spożytkowane np. na remont istniejących ważnych linii po których jeździmy 40 km/h czy nawet wolniej. Pewne rozwiązania jak np. wymiana najgorszych rozjazdów, z powodu których pociągi muszą hamować zaowocuje nie tylko poprawą infrastruktury, ale także oszczędnościami/przychodami wynikającymi z redukcji strat energii związanej z hamowaniem. Może to być inwestycja, która w krótkim czasie przyniesie pewny zwrot nakładów a nawet zyski.

Czy dzisiaj inwestycje w PKP (PKP PLK) są podejmowane wg kryteriów szybkości ich zwrotu i w przeliczeniu na skrócenie czasu przejazdu? Czy dyrektor, który mimo wiedzy o takich możliwościach inwestycyjnych nie realizuje tak potrzebnych zadań nie powinien być natychmiast zwolniony? Dziś niestety nie mamy żadnego wpływu na istniejącą niegospodarność, chyba że przybiera rozmiary absurdu i zainteresują się tym media, jednak nawet wtedy nie ma trwałych, kompleksowych zmian na lepsze tylko poprawę tej jednej rzeczy, którą akurat nagłośniły środki masowego przekazu.

Jedną z przyczyn takich błędnych decyzji był brak otwartych spotkań, na których zwolennicy KDP musieliby odpowiedzieć, na liczne i merytoryczne argumenty i wątpliwości dotyczące tej inwestycji. Proponowane spotkania znacznie przyczynią się do wdrażania dobrych pomysłów. Po pierwsze dyrektor nie będzie mógł tłumaczyć się, że o tym nie wiedział ponieważ debata odbyła się z jego udziałem. Po drugie co miesiąc można pytać o postępy prac, oraz o kolejne najbardziej opłacalne i potrzebne inwestycje. Jeżeli mimo upływu wielu miesięcy nie będą realizowane odpowiednie działania to publiczne spotkania (także z udziałem mediów) mogą przyczynić się do nagłośnienia tych nieprawidłowości co powinno być istotną presją motywującą do lepszego rządzenia. Dziś gdy o wszystko trzeba pytać na piśmie, czekać miesiąc na wymijającą odpowiedź to taki mechanizm kontroli i pomocy po prostu nie działa.

Analogiczne propozycje comiesięcznych spotkań otwartych powinny być realizowane we wszystkich państwowych instytucjach. Nie tylko dotyczy to firm, ale także administracji – Urzędów Gmin, Starostw, Wójtów, Burmistrzów i Prezydentów miast, Zakładów Opieki Zdrowotnej, administracji itp. Wszyscy szefowie tych instytucji gospodarują publicznymi – naszymi pieniędzmi i dlatego mamy prawo do informacji i realnego wpływu na podejmowane działania.

Mam świadomość, że część osób uzna ten pomysł za utopię. Mam świadomość, że z dnia na dzień nie da się zrealizować dużych zmian, ponieważ standardy instytucji państwowych były latami zaniżane do granic absurdu. Wiem, że dziś wielu dyrektorów, prezesów czy przedstawicieli najwyższej władzy realizujących szkodliwe dla Polski działania ma skuteczną ochronę, która jest znacznie mocniejsza od demokratycznych wymagań dobrego zarządzania. Jednak te okoliczności nie mogą być usprawiedliwieniem naszej bierności. Nie można być obojętnym i nic nie robić ponieważ taka postawa będzie przyzwoleniem dla istniejącej niegospodarności i w konsekwencji jeszcze pogorszy aktualną sytuacje. Musimy podjąć działania, które stopniowo poprawią istniejące standardy, które doprowadzą do promowania dobrych pomysłów i kompetentnych dyrektorów. To jest kierunek zmian i propozycja, która zapewni nam – społeczeństwu większy – realny wpływ na funkcjonowanie państwa i poprawę istniejącej sytuacji.

Dla wciąż nieprzekonanych czytelników chciałbym podać pewien przykład bezsilności osób, które dziś (bez tych comiesięcznych otwartych spotkań) chcą coś zmienić.

Przemierzając zakorkowaną Warszawę zauważyłem, że większość korków można natychmiast rozładować tylko poprzez zmianę sygnalizacji świetlnej. Istniejącą sytuację nagrałem i przedstawiłem razem z propozycją zmian właściwym organom. Mimo upływu wielu miesięcy, wielu spotkań i telefonów nie uzyskałem żadnej odpowiedzi w tej sprawie, a skrzyżowanie funkcjonuje bez żadnych zmian. Ponadto wydaje się ogromne pieniądze na zaawansowane systemy sterowania ruchem, które problemu nie rozwiążą, a tylko skutecznie opróżniają warszawską skarbonkę. Wyraźnie widać, że zwykła osoba czy nawet organizacja często nie ma możliwości skutecznego wpływania na urzędników, którzy zupełnie pozbawieni kontroli coraz bardziej rozmijają się z potrzebami mieszkańców.

Także szefowie urzędów (Urzędy Gmin, Starostwa) powinni być zobligowani do organizowania takich spotkań, oraz do publikowania podstawowych danych dotyczących swojej pracy np. kosztów, ilość zatrudnionych, ilości i jakości wykonywanej pracy (ilości decyzji, inwestycji itp.), a także szybkości wydawania decyzji. Wszystkie najważniejsze informacje byłyby zestawiane w formie tabeli porównującej efektywność różnych urzędów. Byłby to pewnego rodzaju element „konkurowania” urzędów między sobą - jeżeli w jednym czekamy 3 dni a w drugim 31 dni na taką samą decyzję to wyraźnie widać gdzie jest lepsza organizacja, a gdzie należy dążyć do poprawy.

Taki prosty mechanizm może znacznie skrócić chociażby okres uzyskiwania pozwolenia na budowę o kilka tygodni co ma duże znaczenie biorąc pod uwagę „sezonowość” wykonywania prac budowlanych. Poprawy należy jednak oczekiwać we wszystkich aspektach pracy urzędów, bo przecież nikt nie będzie chciał, aby publicznie na otwartych spotkaniach zarzucać opieszałość czy niekorzystne lub błędne decyzje, gdy inne urzędy robią to samo kilka razy szybciej, a ich decyzje są korzystne dla społeczeństwa.

Proponowane otwarte spotkania miałyby także ogromny wpływ na ograniczanie zbędnych wydatków. Dla przykładu mieszkańcy gminy którzy od lat czekają na potrzebne inwestycje i są zbywani pod pretekstem braku pieniędzy mieliby ogromną motywację do szukania takich oszczędności w gminie – np. w administracji. Także obserwowany ogromny rozrost administracji mógłby napotkać na duży sprzeciw. Każdy burmistrz musiałby się tłumaczyć dlaczego zwiększa liczebność i koszty administracji, podczas gdy te pieniądze powinny iść na potrzebne inwestycje. Społeczna kontrola mogłaby nie tylko ograniczać przyrost zatrudnienia, ale także doprowadzać do redukcji istniejących etatów.

Poza kilkoma wymienionymi przykładami należy podkreślić, że oddolna kontrola podczas proponowanych otwartych spotkań byłaby realizowana także przez pracowników, organizacje społeczne czy np. związki zawodowe. Dzięki temu można nie tylko merytorycznie dyskutować o potrzebnych zmianach ale także tworzyć odpowiednią atmosferę współpracy poprzez budowę relacji pracowniczych, wspólnych więzi, poczucia gry zespołowej i sensu wykonywanej pracy.

Warto rozważyć także pomysł dotyczący wprowadzenia standardów oceny, awansu, nagradzania i doboru najlepszych pracowników i dyrektorów. Narzędzie to należy wykorzystywać z rozsądkiem jednak może przynieść wtedy ogromne korzyści. Mam na myśli wzajemną anonimową ocenę pracowników. Każdy na kartce w sposób anonimowy mógłby ocenić podstawowe cechy współpracowników (przełożonych, podwładnych, pracowników równorzędnych) niezbędne do właściwego wykonywania pracy i współpracy w zespole np. kompetencje, zaangażowanie, odpowiedzialność, pomysłowość, kreatywność, dokładność, podejście do współpracowników i klientów, umiejętność pracy w zespole, czy wkład w tworzenie dobrej atmosfery w pracy. W niektórych wielkich koncernach takie standardy są bardzo rozbudowane i pomagają np. awansować osobom najlepszym i odpowiednim na konkretne stanowisko. W jednym przypadku najważniejsze mogą być wymagania „dokładności” a w innych „twórczości”, prawie zawsze ogromne znaczenie ma umiejętność pracy w zespole i tworzenie odpowiedniej atmosfery zamiast wojen podjazdowych w celu „wygryzienia” wartościowych współpracowników czy promowania znajomych czy rodziny. Także w administracji takie standardy mogłyby być przydatne i zabezpieczać przed awansowaniem i przyjmowaniem znajomych i rodzinnych „klanów” niekompetentnych, nieodpowiedzialnych ale posłusznych „odpowiednim” osobom pracowników.

Podsumowując można powiedzieć, że transparentność działań, otwartość na argumenty z zewnątrz, czy wymagania dotyczące publikowania podstawowych parametrów efektywności pracy instytucji państwowych mogą istotnie poprawić ich funkcjonowanie przy jednoczesnym ograniczaniu zbędnych wydatków. Działania te mogą być realizowane w najprostszej formie poprzez organizowanie comiesięcznych otwartych spotkań, gdzie szef instytucji musiałby stawić czoła oczekiwaniom i wymaganiom pracowników i społeczeństwa. Uzupełnieniem tych spotkań może być dyskusja nad pomysłami zgłaszanymi przez zwykłe osoby czy kandydatów na konkretne stanowiska. Kolejnym rozwiązaniem umożliwiającym promocję dobrych pracowników mogłaby być ankieta wewnętrzna (w niektórych przypadkach także zewnętrzna) oceniająca zaangażowanie i kompetencje poszczególnych osób. Wszystkie te działania nie generują dodatkowych kosztów, a wręcz przeciwnie mogą ograniczyć marnowanie publicznych pieniędzy, a przede wszystkim poprawić jakość funkcjonowania tych instytucji.

Mimo iż w zasadzie cała scena polityczna jest zgodna co do konieczności ograniczania wydatków na administrację to podobne postulaty trudno znaleźć w programach partii. Prawdopodobnie tylko program partii Lepsza Polska uwzględnia opisane rozwiązania, a większość programów poprzestaje na ogólnych hasłach, które jak wiadomo nie są wystarczająco precyzyjne by można je wprowadzić. Pamiętajmy, że skuteczność rozwiązań bardzo często zależy od szczegółów, a nie od populistycznych deklaracji.

Cezary Stachoń